仕事の順序の決め方

日々、業務お疲れさまです。

今回は、仕事の順序について。

僕は、自分が抱えている仕事（タスク）をoutlookで管理しているのですが、

週のはじめと、その日のはじめに、意識して仕事の順序を決めています。

具体的には、まずタスクを全て書き出した上で、

①期限（〆切）で優先順位付け

②関係者での優先順位付け

③やりたくない順に取り掛かる

こんな感じで、優先順位をつけています。

それぞれ詳しく説明すると、

まず①については説明するまでもないですが、今日期限とか、午前期限とか、

あるいは早ければ早い方が良い仕事（なる早案件的な）については、至急取り掛かるようにします。

僕は、子どもがまだ小さく、ちょいちょい体調を崩して保育園から呼び出しがかかるので、

〆切ギリギリ！とならないように、早め早めに片付けるようにしています。

次に、時間的には余裕があるけど、色々と仕事があるなぁ、という場合には、

②関係者での優先順位付けを行っています。

具体的には、

外部が関わる仕事→内部の仕事だけど、他の所属や上司、後輩に関わる仕事→自分で完結する仕事

の順番で片付けることにしています。

外部とは、国や他の自治体、企業等の外部機関です。こういった所への連絡は、

なるべく自分にボールを持たずに、早く投げるようにしています。

（余談ですが、外部とのやりとりに関しては、連絡日時や、やりとりの備忘録を作成しています）

外部とやり取りできることがなくなったら、内部の仕事に取り掛かります。

他の所属への問合せや照会の処理、上司から依頼された調べ物や、後輩の進捗フォローアップなどです。

終業間際や、金曜日の夕方などにこういった仕事をするのは、避けるようにしています。

外部・内部、全てさばききった段階で、自分の仕事をするようにしています。

協議資料作成や決裁書の起案、事業の企画や所掌事務に関する勉強などなど、、

こんな感じで優先順位を決めていますが、同一の優先順位の仕事があった場合は、

③やりたくない順に。です。

これは完全に好みだと思いますが、嫌な仕事が終わると、お昼ご飯が美味しいので。笑

以上が、僕の仕事の優先順位の決め方です。

外部案件を早く捌くことで、信頼アップにもつながりますし、

常に自分がボールを持たないことを意識すれば、業務全体が早く回っていくと思います。

ぜひ参考にしてみてください！