機嫌なんかクソどうでも良い
お疲れさまです。
今日は、なりたい上司像について少し。
何年か前、当時の課長に雑談で、
「〇〇係長は機嫌が悪いとこういうことをするクセがあるから、なるべく話しかけないようにしています」
という話をした時、
「機嫌なんてクソどうでも良いわ。俺は係長時代、いつでも担当の話聞けるように、
朝7時に来て自分の仕事は終わらせてたよ」
という話をされ。
一理あるなぁと。
当時、自分は「話しかけるべきではない」タイミングがわかったので特に問題はなかったけど、
周りの職員はよくわかっておらず、特攻しては異常に詰められたり、そっけなく弾かれたりしていました。
それまでは、「係長も人間だから、機嫌悪いこともあるさ。」のスタンスで
受け入れてきたけど、（今もそうやって受け入れることはザラだけど）
確かに課長の話を聞くと、人の機嫌を気にしてどうこうしてる時間って、超絶ムダだなぁと。
課長のように、朝一で全て仕事を終わらせて、あとは部下のために。
なんていう素晴らしい係長にはなれないと思うけど。
せめて、「あの係長にはいつでも話しかけて良いんだ。」と部下に思ってもらえて、
実際に話しかけられたら、手を止めて聞いてあげられる。
そんな上司になれたら良いなぁと思ってます。
他人の電話に耳を傾ける
日々、業務お疲れさまです。
今回は電話について。
皆さんは、係員や上司が電話に出た際、何を話しているか、聞き耳を立ててますでしょうか。
私はガンガン聞き耳立ててます。笑
内緒の話を盗み聞きしたいとか、そういうことじゃないですよ？笑
聞こえてくる内容、声のトーン、電話の長さ等から、何かしら困ってないかどうかを確認しています。
例えば、県民の方から所掌外の電話が入ってしまった時、
パッと担当所属がわかれば良いですが、なかなかそうもいかないこともあります。
そんな時に隣の席で、HPで調べて内線番号を伝える。とか。
あるいは、重要案件で、後ほど記録を作成しないといけないと思われるものについて、
係員の発言だけでもメモしてあげる。とか。
新人の子が電話に困っている場合は、代わってあげられるよう準備する。とか。
そういったことのため、自分は聞き耳を立てるようにしています。
（ちょっと聞いて問題なさそうなら、自分の仕事に戻ります）
自分が出なくて良かったぁ〜と思うのも自由ですが、助け合えたら素敵だなぁと思います。
係長以上になったら、部下の状況に気を配るのは当たり前だと思いますが、
若手のうちはプラスαということで。
皆さんもぜひ。
仕事の順序の決め方
日々、業務お疲れさまです。
今回は、仕事の順序について。
僕は、自分が抱えている仕事（タスク）をoutlookで管理しているのですが、
週のはじめと、その日のはじめに、意識して仕事の順序を決めています。
具体的には、まずタスクを全て書き出した上で、
①期限（〆切）で優先順位付け
②関係者での優先順位付け
③やりたくない順に取り掛かる
こんな感じで、優先順位をつけています。
それぞれ詳しく説明すると、
まず①については説明するまでもないですが、今日期限とか、午前期限とか、
あるいは早ければ早い方が良い仕事（なる早案件的な）については、至急取り掛かるようにします。
僕は、子どもがまだ小さく、ちょいちょい体調を崩して保育園から呼び出しがかかるので、
〆切ギリギリ！とならないように、早め早めに片付けるようにしています。
次に、時間的には余裕があるけど、色々と仕事があるなぁ、という場合には、
②関係者での優先順位付けを行っています。
具体的には、
外部が関わる仕事→内部の仕事だけど、他の所属や上司、後輩に関わる仕事→自分で完結する仕事
の順番で片付けることにしています。
外部とは、国や他の自治体、企業等の外部機関です。こういった所への連絡は、
なるべく自分にボールを持たずに、早く投げるようにしています。
（余談ですが、外部とのやりとりに関しては、連絡日時や、やりとりの備忘録を作成しています）
外部とやり取りできることがなくなったら、内部の仕事に取り掛かります。
他の所属への問合せや照会の処理、上司から依頼された調べ物や、後輩の進捗フォローアップなどです。
終業間際や、金曜日の夕方などにこういった仕事をするのは、避けるようにしています。
外部・内部、全てさばききった段階で、自分の仕事をするようにしています。
協議資料作成や決裁書の起案、事業の企画や所掌事務に関する勉強などなど、、
こんな感じで優先順位を決めていますが、同一の優先順位の仕事があった場合は、
③やりたくない順に。です。
これは完全に好みだと思いますが、嫌な仕事が終わると、お昼ご飯が美味しいので。笑
以上が、僕の仕事の優先順位の決め方です。
外部案件を早く捌くことで、信頼アップにもつながりますし、
常に自分がボールを持たないことを意識すれば、業務全体が早く回っていくと思います。
ぜひ参考にしてみてください！
協議は、大枠→詳細の順で
僕のカッコ悪い失敗談を。
本庁に来たばかりの頃、自分でチラシをデザインして、ダイレクト印刷で刷って配布する、
という仕事がありました。
ノウハウも、知識も、そもそもチラシで紹介する事業の詳細も、なぁーんにも知らなかった僕は、
ひとまずいい感じのデザインのチラシを庁内からかき集めてきて、
使えそうなデザインや文章をパクって、作っていきました。
募集をかけるタイプのチラシだったので、
あまり期限に余裕はなく、早々に案を作った僕は、
係長にチェックをお願いしました。
非常に細かい係長で、その後数日にわたって、
「ここをこう直して」「この文章をこう直して」「文字のサイズを…」
と、何度も何度も手直しを受けることになりました。
ようやく係長チェックが完了し、急いで決裁を回したところ、
課長から一言「こんなんじゃなくてさ、、、もっとこういうのでいいんだけど」と、
自分が作成した案とは程遠いデザインのチラシを見せられたのでした。。。
これは、協議の仕方が間違ったことによる失敗です。
つまり僕は、
①最初にどんなチラシにするか、方向性を確認
②ある程度イメージができた段階で、課長に「方向性はこんな感じで合ってますでしょうか」と
確認
③方向性が定まった上で、細かい点を修正・仕上げる
この順番で、チラシを作成すべきでした。
①のように最初に方向性を確認しておけば、どんなチラシにしようかと、
庁内を駆けずり回って事例を集めてくる必要はなかったですし、きっと当時の課長は、
「こんな感じ。こんなチラシを作ってよ」と自分のイメージに合う事例を見せてくれたでしょう。
②のように確認しておけば、細かい点でグリグリ修正する前に方向性が間違っていることに
気づいて、時間をかけずに方向転換できたはずです。
また、大枠協議のメリットとして、方向性の確認のほかにも、
色々とアドバイスをもらえる点があります。
ある程度見通しを持っている上司なら、
「A4片面でさ、タイトルがあって、ここに大きく写真入れて、
リード文は例えば〜みたいに。あとは必要情報を適宜入れようか」のように、
細かく指示をくれることもあると思いますし、
「『新米パパママのための』っていう単語を目立つように入れてほしいんだよね〜」といった、
上司として外せないポイントを話してくれる場合もあります。
大枠協議を行うことで、あれこれと一から考えなくて済むのです。
皆さんもぜひ、大枠協議から始めてみてください。
係長は先生じゃないよ
「係長がそうおっしゃるなら、それで、別に、いいです」
何年か前、同じ係だった後輩が、そんなことを係長に言っていました。
後輩が係長に対して協議（レク）をして、係長から反論された際の発言でした。
僕はそれを聞いて、違和感を覚えました。
なんか、係長のこと、絶対的に正しい先生だとでも思ってりゃせんかなぁ、と。
上司が反論したら、そこで確定させてしまっていいのでしょうか。
それって、責任を係長に押し付けてるだけになってないでしょうか。
確かに、公務員は稟議制です。上司の言葉は絶対です。
上司の納得なくして、決裁を回していくことなどできません。
ですが、自分が係長の立場だったらどうでしょうか。
部下からの相談に対して、疑問や、思い付いた反論を口にした途端、
「それでいいです。」と言われてしまったら。
投げつけられたような気分になりますし、それ以降、
「私は本当はこっちだと思ってるんですけどねー」なスタンスの担当と一緒に、
自分の考えだけで上に上げていくことになります。
上に上げていく過程で、後ろから部下に刺されることも想定されます。
そんな状況、嫌ですよね？
僕がそもそものスタンスで大事だと思ってるのが、
「係長は別に先生じゃねぇよ？なんでも知ってるわけじゃないからね？」
ってことです。
出先機関なんかだと、その業務が長かったりする場合もあるので、
係長の言ってることに従っておけば大丈夫、ってパターンは多いかもしれません。
でも、本庁ではそんなこと滅多にありません。
2〜3年でコロコロと異動していくんです。みんな素人です。
1番、その業務・分野に詳しいのは担当であるべきです。
情報をおさえて、必要な情報を提示して、上にあげていく必要があります。
係長と意見が食い違った場合は、自分の押さえている情報や、
判断基準に照らして、問題ないのか、裁量の範囲内なのか、さらに上を、
または外部・県民を納得させることができるのか。
そういったことを考えなければいけないはずです。
思考停止で、「それで、いいです」はやめましょう。
ちなみに僕は、上司に反論されるだろう点をあらかじめ想定しておいて、
「それだと、こうなりますが、大丈夫でしょうか。」とか、
「それは、〜という理由でこのように判断したのですが、B案にする、ということでよろしいですね？」
と、自分が判断した理由や、想定される弊害等を伝え、
それでもそっちの案でいくのかい！？と確認するようにしています。
自己紹介
はじめまして。ぐみと申します。
このブログは、入庁10年目の県職員である僕が、入庁1〜3年目の職員に向けて、
『自分が入庁したての頃に教えてほしかったこと』
を中心に、色々と思うところや、ためになりそうなこと、培ったことなどを、
無責任かつお節介に垂れ流すブログです。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
自分が入庁した時、初めは出先機関だったんですが、OJTの方はいわゆる、
心を病んで飛ばされてきた方でした。
ゆとり教育ど真ん中の僕は、公務員としての働き方、社会人としての振る舞い、礼儀、
何一つわからない状態で、入庁しました。
しかし前述の通り、OJTとは名ばかりで、これといった指導もない中、
過去の資料を見ながら、何とか仕事をこなす毎日でした。
当然、失敗も多く、上司に決裁書をぶん投げられたこともありました。
（ただ、当時は、なぜ投げられたのかもわかっていないような状況でした。知らんし、って思ってました笑）
そのまま2年がたち、今度は本庁へ異動。
出先とは全く違うスピード感と仕事の質の違いに戸惑い、また異動先が随分トラブっていたこともあり、
休日も出てきて半泣きで仕事をするといった有様でした。
ある日、その所属で上から2番目の上司から呼ばれ、1枚のペーパーを渡されました。
そこには、その方がこれまで培ってきた仕事の進め方、流儀のようなものが端的に記載されていて、
「自分はこんなことを意識して仕事をしている。参考にしてほしい」とご指導いただきました。
その上司には、異動して何日目かで叱責されていたので、
当時は「何を偉そうに、、、！」と心の中で悪態を付いていましたが、
そのペーパーはずっと手持ちファイルに挟んで、時たま見るようにしていました。
すると、経験を積んでいくうち、そのペーパーに書いてあることが、すっと頭に入っていくようになり、
そのうちに意識しなくても仕事に反映させることができるようになりました。
何が言いたいかって言うと、「お節介って大事だな」ってことなんです。
これまで10年働いてきて、優秀な先輩や上司に何人も出会いました。
ですが、その方々が、周りの職員に対して、アドバイスをしたり、ノウハウを共有したりといった姿は
ほとんど見ませんでした。
これは、別に性格が悪いとかじゃないと思うんです。
「こうしたらいいんじゃないか」とか、「俺はこんなこと意識して頑張ってる」とか
小っ恥ずかしいとか、間違ったことを話したら問題になるし、、、とか。
そんなことを考えて、積極的な指導みたいなことは、あまりされていないんだと思います。
公務員って、こういう人種が多いんじゃないでしょうか。
でも、この話を入庁したばかりの自分が聞いたら、きっとこう思うはずなんです。
「そんなことはいいからお節介してくれよ！」
「間違ってたからって怒らねえから何でもかんでも偉そうに教えてくれたらいいのに！」
「良いと思って実践してることがあるならケチらずに教えてよ！」
だから、僕はこのブログをかくことにしました。
上に、無責任かつお節介と書いたのは、そういうことです。
書くからには間違ったことは書かないように注意しますが、
無責任かつお節介な先輩からの戯言です。裏は自分で取ってください。笑
何か一つでも、皆さんの役に立つことができれば幸いです。
